ADMINISTRACION EMPRESARIAL
la administracion empresarial en nuestros dias es utilizada para darle un enfoque visionario y creativo a nuestras empresas, en la actualidad en nuestro pais hace falta mas organizacion y asociatividad, en este modulo vimos algunas de las tecnicas mas importantes para implementar asi que estamos siendo preparadas de una manera integral y didacticas.
en este curso de tecnico profesional en secretariado nos han enseñado a establecer los objetivos, fijar el momento y la forma en el que pretendemos alcanzarlos , organizar los elementos patrimoniales para obtener de la forma más eficaz y eficiente los objetivos planteados, asignando las tareas a cada uno de los elementos activos de nuestra organizacion
Esto en definitiva, se resumía en que administrar supone llevar a cabo cuatro funciones:
Planificar-Organizar-Dirigir-Controlar Estas cuatro funciones siguen y seguirán siendo válidas en el mundo empresarial, sin embargo, no son estos conceptos los que han de evolucionar, sino su ámbito y forma de aplicación y puesta en marcha. asi que si los administradores municipales mejor dicho nuestros alcaldes aplicaran al menos un 5% de lo que aqui se menciona nuestros municipios saldrian del atrazo en que se encuentran y he aqui algunas de esas novedosas tecnicas para ejercer una excelente admninistracion empresarial
Que es el Empowerment
Empowerment quiere decir potenciación o empoderamiento, y se basa en capacitar para delegar poder y autoridad a los subordinados y transmitirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo, es a demás una herramienta utilizada tanto en la calidad total, como en reingeniería, que provee de elementos para fortalecer los procesos que llevan a las empresas a su adecuado desarrollo
El empowerment requiere de un liderazgo eficaz que diariamente sea capaz de dirigir a la gente en el sentido correcto y que esos seguidores se identifiquen con los valores y la misión de la organización y puedan aportar ideas para la ejecución de los objetivos trazados. Con esto se obtiene que el líder tenga varias características muy importantes y particulares, siendo capaz de motivar a sus subordinados a que se incorporen a sus labores con entusiasmo.
Se necesita de los siguientes elementos:
Acondicionar los puestos de trabajo: consiste en mejorar los puestos de trabajo para que los empleados se sientan cómodos y puedan tener sentido de orientación, posesión y responsabilidad, para que desarrolle los siguientes atributos:
1.1 Autoridad.
1.2 Diversidad.
1.3 Reto.
1.4 Rendimiento significativo
1.5 Poder para la toma de decisiones.
1.6 Cambios en las asignaciones de trabajo.
1.7 Atención de un proyecto hasta que se concluya.
Equipos de trabajo: Se debe diseñar planes de capacitación integral para desarrollar las habilidades técnicas de cada empleado. Los equipos de trabajo organizan a las personas en forma tal, que sean responsables por su rendimiento o áreas de trabajo, los equipos de trabajo toman muchas de las responsabilidades que eran asumidas por los supervisores, esta es una excelente forma de energetizar al personal, y motivarlos a mejorar la toma de decisiones en cuanto a:
1.1 Planificación.
1.2 Organización interna
1.3 Selección del líder Rotación de puestos
Entrenamiento: Generalmente se necesita el entrenamiento para desarrollar habilidades cuando los colaboradores y equipos asumen mayores responsabilidades, el personal con Empowerment debe poder dirigir a otros y resolver sus propios conflictos sin tener que apelar a una autoridad más alta
Planes de carrera y desarrollo: Son los beneficios y facilidades que la organización proporciona a los empleados, para mejorar su calidad de vida y la de su grupo familiar y de esta manera podrán seguir formándose académicamente y desarrollar carreras dentro de la organización.
Principios de empowerment
Asignarles autoridad y responsabilidad sobre las actividades.
Definir estándares de excelencia
Proveer retroalimentación oportuna sobre el desempeño de los miembros del proceso.
Reconocer oportunamente los logros.
Confiar en el equipo
Siempre hay una mejor manera de hacer las cosas (mejoramiento continuo).
Tratar a los colaboradores con dignidad y respecto.
Dar la capacitación necesaria para alcanzar los objetivos y metas.
Proveer la información y herramientas necesarias para facilitar y asegurar la toma de decisiones, adecuada y oportuna.
Valores del empowerment
Orgullo: Sentir satisfacción por hacer las cosas bien constantemente.
Unión y Solidaridad: Esfuerzo conjunto al reconocer que todos son interdependientes.
Voluntad: Deseo de hacer siempre ese esfuerzo para seguir alcanzando las metas más altas.
Atención a los detalles: Hábito constante de controlar todos los factores por pequeños que parezcan que inciden en la operación y en el cliente.
Credibilidad: Confianza que se desprende al convertir en compromiso personal individual y grupal las promesas realizadas.
Cuando se aplica con efectividad, el empowerment moviliza a los individuos y a los equipos autodirigidos no sólo para ejecutar ordenes, sino también para innovar y mejorar los productos, servicios y programas, a menudo con resultados que abren nuevos caminos.
El empowerment permite además a los jefes de las organizaciones se concentren en necesidades más amplias, como la formulación de nuevas visiones, la determinación de estrategias y prioridades y el entrenamiento de equipos de configuración de una cultura que sustente la excelencia.
Resultado del nuevo modelo de liderazgo para el Empowerment:
Organización Plana Y Flexible
Equipos informales de colaboración, alta tecnología y redes de comunicación. Cultura Participativa
Inspirada, creativa, sensible.
Liderazgo Para El Empowerment
Responsabilidad descentralizada y Participación del poder
Como se puede aplicar el empowerment
Pasos Para Implementar El Empowerment
Para llevar a cabo un empowerment eficaz y a corto plazo, debemos tener en cuenta los siguientes pasos:
Preparar Bases Sólidas: Tener claro lo que significa facultar: Debemos tener claro que facultar, significa valorar a las personas y comprender las contribuciones que pueden hacer; mediante el desempeño del equipo, tanto a nivel individual como en su totalidad. También, significa asumir la responsabilidad de las decisiones y del trabajo.
Barreras al facultar: debido a que facultar significa permitir a las personas asumir responsabilidades, es necesario pensar en los obstáculos que se encuentran en el camino, es por ello que se necesitará crear un plan para desmantelar todas las barreras.
Identificar talentos ocultos: se debe aprovechar al máximo las habilidades y experiencias del equipo y utilizarlo con mayor regularidad y eficacia. Se debe ayudar a las personas a tener confianza en sus propias habilidades.
Mantener el control: lo primordial es la seguridad en sí mismo y que si se desarrolla con eficacia no debería existir el temor, la herramienta más importante son los objetivos sanos y firmes. El resentimiento puede desarrollarse en equipo si los integrantes sienten que hacen todos los compromisos, realizan todo el trabajo y asumen todos los riesgos.
Se deben redactar los objetivos, los cuales deben ser específicos para la persona y para la tarea con que se relaciona, de modo que la persona sepa que se espera de ella; los objetivos deben ser medibles, las personas deben saber lo que se esperan de ellas, hacia donde se dirigen y saber como llegaron allí, y es una forma de saber si va por el camino correcto. Por otra parte deben ser alcanzables y que supongan un reto. Los objetivos deben ser relevantes para la organización y para las personas, y de no se así, llegar a una negociación. Tenemos que tomar en cuenta que todos los objetivos tienen un límite de tiempo y establecer fecha de revisión y ver como funcionan los objetivos.
La comunicación: las personas necesitan saber que se espera de ellas y si se toman en cuenta sus ideas ya que si no se toman en cuenta se desconectan. La organización tendrá canales de comunicación para asegurar que se mantiene vivo el mensaje y tener claro lo que se desea alcanzar. Se debe mantener buenas relaciones interpersonales con todos los miembros de la organización.
Que se aprendió: es necesario tener el enfoque mental adecuado, ser honesto y ser paciente y flexible. Hacer que esto funcione requiere tiempo y esfuerzo. Una manera de verificar el avance es realizar algunos escenarios a nivel mental y pensar como se habría podido atacar antes de comenzar, se debe analizar cuales son las metas a alcanzar, el tiempo y desarrollar un plan de acción. Es necesario establecer metas a corto, mediano y largo plazo.
Que es benchmarking
El benchmarking es un proceso continuo de medición de productos, servicios y procesos que permite compararse con los principales competidores o con aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.
Se inicia con un análisis de las prácticas y actividades existentes dentro de la organización, con el objetivo de entender los procesos o actividades, para después identificar un punto de referencia" o estándar externo, con el cual dicha actividad pueda ser medida o comparada.
El benchmarking debe estar dirigido a generar valor para que llegue a ser una herramienta gerencial eficaz.
Un benchmark puede establecerse a cualquier nivel de la organización, en cualquiera de sus áreas. El objetivo final es simple: ser mejor que el mejor, es decir, alcanzar el nivel competitivo más alto.
La búsqueda continua de la excelencia es el objetivo central de las prácticas de benchmarking.
El punto de inicio en alcanzar la excelencia es el cliente. Ya sea interno o externo a la organización, el cliente establece sus expectativas sobre la calidad y es el juez último de la misma.
Un auténtico proyecto de benchmarking se inicia cuando se plantean las siguientes preguntas:
¿Cuál es el valor que obtendré al conocer este proceso?
¿Cuáles son las áreas de oportunidad dentro de mi organización que permiten generar valor para mis clientes?
¿Qué es lo que pretendo lograr?
¿En dónde se genera el problema o la oportunidad en costo, tiempo, cantidad, calidad o factores humanos?
Que podemos lograr con Benchmarking:
Estimular de una manera objetiva la revisión de procesos, prácticas y sistemas.
Descubrir y plegar las interconexiones entre las partes de la organización.
Despertar el sentido competitivo de las unidades mediocres.
Proporcionar información específica externa sobre métodos de operación.
Originar preguntas e identificar de manera potencial los mejores caminos para operar.
Superar la barrera del síndrome "no fue inventado aquí", para lograr el cambio.
Dar soporte a los propósitos para hacer el cambio.
Presentar una tarea común para mejorar los procesos.
El benchmarking no provee respuestas, sugiere prioridades, o prescribe una acción.
Un exitoso proyecto de benchmarking produce información, más que opiniones.
El benchmarking puede aplicarse a cualquier proceso del que se disponga información, socios voluntarios y valor significativo potencial.
La clave para medir el desempeño es hacer las tareas visibles.
Las mediciones se aplican a todo lo largo de un proyecto de benchmarking, desde analizar la práctica o el proceso hasta calcular el valor agregado del cambio o impacto.
Los benchmarkers necesitan de la medición por cuatro razones:
Para saber dónde se encuentra el inicio.
Para decidir si mejorar un proceso de trabajo permitirá generar valor y cuánto será el valor agregado.
Para calificar socios potenciales de benchmarking.
Para monitorear y evaluar los resultados del esfuerzo realizado en el benchmarking.
Qué es el Outsourcing
Outsourcing es una mega tendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio
El outsourcing es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para nuestro negocio, a un proveedor más especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión. El outsourcing es un mecanismo para obtener un nuevo diálogo, ideas, creatividad y potencial. El proveedor puede llegar a tener más libertad para lograr que las cosas se hagan, hacerlas mejor y más barato, y dar más satisfacción al cliente.
Los planteamientos que se utilizan y pueden determinar dentro de una compañía aquellos procesos que:
Hacen uso intensivo de recursos.
Están en áreas relativamente independientes.
Usa servicios especializados y de apoyo.
Tienen patrones de trabajo fluctuantes en carga y rendimiento.
Están sujetos a un mercado rápidamente cambiante.
Cual es el fin del Outsourcing
Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a través de un enfoque que combina infraestructura, tecnológica y física, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo.
La compañía contratante logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías con su contratista.
Los valores unitarios se deben presentar al cliente de acuerdo a las siguientes consideraciones:
El tipo de cliente y sus requerimientos.
El lugar a donde se va a prestar el servicio.
La cantidad de personal y los cargos necesarios.
La dotación e implementos necesarios para la prestación del servicio, quien es responsable por proporcionar la dotación.
Equipos o herramientas necesarios para el desarrollo del contrato.
El porcentaje de aportes parafiscales y prestaciones acorde al tipo de cliente.
El tiempo de prestación del servicio (si aplica).
Las condiciones de pago del servicio.
Importancia del Outsourcing o tercerización
La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos.
Relativas a la empresa de outsourcing:
Adquiere un compromiso muy importante con la organización que la contrata, puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado nivel de servicio.
El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organización, así como al entrono tecnológico.
Objetivos del Outsourcing
Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratación de un servicio de outsourcing son los siguientes:
Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en función de las necesidades reales.
Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica.
Concentración en la propia actividad de la organización.
RECORDEMOS QUE LA ADMINISTRACION ESTA EN CADA ESPACIO DE LA VIDA , DE NOSOTROS DEPENDE LO BUENOS O MALOS ADMINISTRADORES QUE SEAMOS
El escudo del SENA (y la bandera) diseñados a comienzos de la creación de nuestra institución, reflejan los tres sectores económicos dentro de los cuales se ubica el accionar de la institución, a saber: el piñón, representativo del de industria; el caduceo, asociado al de comercio y servicios; y el café, ligado al del primario y extractivo
